仕事でコミュニケーションを円滑にするコツとは？知っておきたい想像力の必要性。

多くの仕事で発生するコミュニケーション。社内の人とすることが多い人もいれば、社外の人とすることが多い人、両方という人もいるでしょう。コミュニケーションが上手くいくと、仕事が止まらず気持ちよく物事を進められますよね。

でも、仕事をしていて「どうもコミュニケーションが上手くいかない」なんてストレスを感じたこと、ありませんか？

私はとってもたくさんありますよ！だからこそ、上手くいくコミュニケーションにはとても関心があります。

ちなみに、コミュニケーションが上手くいっている状態とは、どういう状態のことなのでしょうか？みなさん考えたことがありますか？

私は、「相手に自分の意図が伝わっていて、自分にも相手の意図が伝わっている状態」であると考えています。

では、その状態を作るために必要なことってどんなことでしょうか？どんなことを実践すれば、円滑なコミュニケーションが可能になるのでしょうか？

最近このことを考える出来事があったので、それについて書いてみたいと思います。

このようなことに悩んでいる方に、ぜひ読んでいただきたいです。

あなたが、コミュニケーションの質を上げたい、仕事でスムーズにコミュニケーションができるようになりたい、と考えているのであれば、ヒントが得られると思いますよ。

想像力が欠けていたことによる、円滑でないコミュニケーションの体験談。

私は現在人材紹介会社で個人向けの営業職として働いております。個人の方々の転職相談を受け、求人をご紹介する仕事です。

仕事柄、社内とも社外ともコミュニケーションが常時発生しますので、円滑なコミュニケーションについてはアンテナを高く張っています。

先日こんなことがあり反省をしました。まさに「円滑でないコミュニケーション」の典型的な事例です。

お互いに想像力が欠けたことによる失敗事例

ある個人のお客様（A様）の転職支援において、1次面接にご参加いたきました。
法人のお客様（B社様）から、1次面接で受けていただいたポジションではお見送りの判断となるが、他のポジションで再度面接を受けてみませんか、というご案内がありました。ポジション打診、というやつです。

A様は、そのポジションはもちろんのこと、B社様自体にも志望度が高かったので、私は、前回と別ポジションになりますが、面接を受けてみませんか？と打診をしました。

当然、A様からは「受けてみたいですが、どんなポジションでどんな方と面接をするのでしょうか」というご質問がくるわけです。

打診の時点では具体的なポジション内容について情報をいただけていなかったので、確認してお伝えすることで終話しました。

ここからが社内でのやり取りになるのですが、ここで「円滑でないコミュニケーション」が発生します。
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私：先日の件ですが、選考を受けてみたいというご意向はあるものの、事前にポジションの内容とどんな方と面接をするのかについて知りたいとのことでしたので、B社様に確認をして教えてください。

法人担当：分かりました、確認してお伝えします。

翌日

法人担当：（メールにて）先日の件ですが、「デバイスディビジョンのコミュニケーションセクションのマネジメント※が面接します」
※部署名・役職名はフィクション

私：！？！？！？
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円滑でないことは明らかですが、どこがいけなかったのでしょうか？
はい、お分かりの通り、下記の点がいけないわけですね。

私は、選考を受けるポジションの内容（仕事内容や役職・役割など）と面接官の情報（役職や立場・人事か現場かなど）を知りたかったわけですが、法人担当者はポジションの名前と面接官の役職名を答えてきたわけです。

要するに、欲しい情報ともらった情報に相違があったということです。おそらくB社様から送られてきた回答をそのまま転送してきたのでしょうね。

円滑なコミュニケーションに必要な想像力とは。

なぜこんなコミュニケーションが生じたのでしょうか。この場面で私と法人担当者に欠けていたのは「想像力」です。

「文字」を「見る」ではなく「相手の知りたいこと」を「想像する」

法人担当者は、A様がポジション打診を受けた時に、何が知りたいかを想像できていませんよね。デバイスディビジョンの・・・とか言われても、具体的に何を指しているのか全く分からないわけです。

A様は、部署の名前や役職の名前ではなく、その内容を知りたいのだろうということを想像できていれば、このような回答にはならないはずです。自分がポジション打診で面接に呼ばれたらどう思うか、について想像すると分かるでしょう。

私としては、必要な情報を具体的に提示しなかったことに問題がありました。「ポジションの内容と面接官の情報」と言われても、具体的にどんな情報を取ってくればいいのか、A様はどの情報を知りたがっているのか、という点が曖昧です。

法人担当者も忙しい中で対応するため、どの粒度で情報を取ってくればよいか分かるように指示をもらえないと、そのままB社様に聞いてしまう、ということもちょっと考えれば想像ができるわけです。

文字通りのことを指示通りにやるのではなく、相手の状況、相手の要望について想像力を働かせ、分からなければ確認して物事を進める、ということが円滑なコミュニケーションには必要になるわけです。

まとめ

円滑なコミュニケーションは仕事の血液のようなもので、コミュニケーションがスムーズに流れると仕事全体が健康的に進みます。

一方でそれが滞ったりしこりができたりすると、仕事全体の健康に影響を及ぼします。時には放置していたしこりが破裂する、みたいなことも生じ得るわけです。

その血液の潤滑油になるのが、想像力です。

相手の状態はどうで、求めている答えはどんなことで、求めている答えを返せない場合どう伝えれば安心してもらえるか、、、など。

毎回立ち止まるわけにはいきませんが、時々立ち止まって想像することで、その力が磨かれていきます。慣れれば意識しなくても言葉にできるようになります。

特にメールなどの文字でコミュニケーションをする際は、ニュアンスが伝わりにくいケースもあるので、文字を打った後にどう捉えらえるか見直すなどしてみましょう。

円滑なコミュニケーションをするために、想像力を働かせましょう！